Comment organiser le déplacement d'un groupe en autocar ?

L'autocar est un moyen de transport sûr et convivial. Sa souplesse permet d'organiser de nombreux types de déplacements en groupe : compétition sportive, mariage, sortie associative, week-end d'intégration d'étudiants (WEI)… Compte tenu du nombre d'interlocuteurs liés à ce mode de transport, il n'est pas toujours facile de s'y retrouver. Découvrez quelques conseils pour bien planifier et organiser un voyage en car.

Devis

La première étape est de contacter un transporteur ou une agence de voyage. Au moment de la rédaction de la demande de devis, il est important d'être très précis sur les points de chargement, le nombre de passagers à transporter, le type de véhicule demandé et les horaires souhaités (aller et retour, si nécessaire). Le transporteur pourra alors proposer un devis de transport occasionnel répondant exactement à votre demande.

Des transporteurs et groupements d'entreprises ont mis en ligne des sites de réservation qui calculent automatiquement le prix d'un voyage. Deux plateformes de ce type ont été lancées en 2021 : voyages.keolis.com et booking.saybus.fr.

A savoir

Kilomètres à vide

Plus le transporteur est situé proche du lieu de prise en charge et moins il aura de kilomètres à vide à faire. Consultez les transporteurs les plus proches pour obtenir un tarif plus compétitif. Retrouvez les transporteurs par département dans la rubrique Réseaux.

Intermédiaires

Des sociétés spécialisées se placent en intermédiaires entre les clients et les transporteurs pour proposer des devis. Toutefois, il est souvent plus économique de contacter directement les transporteurs.

Horaires et réglementation

La réglementation concernant les temps de travail et de repos est très stricte dans le transport de voyageurs. En fonction des horaires demandés, l'entreprise devra parfois mettre un deuxième conducteur ou organiser un relais, ce qui aura un impact direct sur le prix du transport.

Nombre de passagers

Les autocars peuvent transporter de 16 à plus de 80 passagers, en fonction de leur gabarit. Mais toutes les sociétés de transport ne possèdent pas des autocars de toutes les capacités. La capacité moyenne d'un car de tourisme est de 53 passagers.

Commande

Pour confirmer le devis, un acompte est généralement demandé.

Confirmation

Certains transporteurs confirment la commande par téléphone, mail ou par SMS.

Réalisation

Le jour J, le transporteur met en place les moyens commandés. Les véhicules ne sont pas forcément aux couleurs de la société. Il peut y avoir des véhicules de location ou provenant de sous-traitants.

A bord, le billet collectif récapitule la commande. Si les passagers sont mineurs, une liste doit être fournie par l'organisateur.

Le conducteur peut changer en cours de voyage, il s'agit d'un relais. Ce mode de fonctionnement permet de respecter la réglementation pour les déplacements longs.

Fin du voyage

A la fin de la prestation, le client doit signer le billet collectif. Les éventuelles réserves doivent être mentionnées.

Facturation

La dernière étape est la facturation. Celle-ci correspond au montant fixé lors de la commande, toutefois, il peut être facturé des dépassements en cas de retard imputable au client. De même, les dégradations qui auraient eu lieu durant le voyage peuvent être facturées.

Bon voyage en autocar !

Transport en commun d'enfants

Chaque année, les autorités prennent un arrêté pour interdire la circulation des véhicules affectés au transport en commun d'enfants certains samedis d'été où le trafic routier prévisionnel est le plus important. Les organisateurs de déplacements en autocar doivent en tenir compte.